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Smart working e Telelavoro: consigli per farli al meglio

Una delle conseguenze del periodo che stiamo attraversando è l’obbligo per molti professionisti di lavorare da casa. Il telelavoro e lo smart working sono pratiche correnti in molte aziende.

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Ho quindi raccolto i consigli di esperti in materia, per aiutarvi a trovare il miglior equilibrio tra lavoro e vita privata in questo periodo.

Smart working e telelavoro: le differenze

In tempi di Coronavirus parliamo tutti di smart working, ma più che altro si tratta di telelavoro. Capirete subito il perchè.

Smart working: cos’è

Lo smart working è svolto in maniera flessibile all’esterno di un’azienda solo per una parte del giorno, della settimana o del mese. Si svolge in luoghi sempre diversi, prevede contatti, viaggi e trasferte che attualmente, nell’emergenza sanitaria in cui ci troviamo, sono praticamente possibili soltanto per rari casi di lavoro urgenti e indifferibili, fra l’altro attrezzandosi dei cosiddetti DPI (Dispositivi di Protezione Individuale).

Cos'è lo smart working

Lo smart working è, in parole povere, un’attività che torneremo a svolgere soltanto quando saremo venuti fuori da questo brutto periodo.

Telelavoro: cos’è

Il telelavoro è basato sull’idea che un professionista abbia una postazione fissa, dislocata in un luogo diverso dalla sede aziendale. Per l’appunto, tipicamente a casa propria, oppure presso strutture esterne organizzate. Poi ha di norma un orario ben definito.

telelavoro cos'è

Anche un libero professionista, seppur in proprio, può dirsi di svolgere telelavoro, soprattutto attualmente, avendo trasferito la sua attività a casa onde evitare spostamenti, anche minimi, per recarsi presso la sua sede operativa di lavoro.

Come svolgere al meglio il telelavoro

Il telelavoro è lavoro a tutti gli effetti e come tale va trattato, anche da casa. Vediamo come.

Prendersi cura della propria postazione di lavoro

Chiariamo subito una cosa: è vietato lavorare seduti sul divano con il portatile sulle ginocchia.

Che sia una scrivania o un piano di lavoro, a casa avrete bisogno delle stesse disposizioni professionali che avete al luogo di lavoro abituale.

Quindi, piano di lavoro e sedia (comoda) all’altezza giusta, così come lo schermo del computer.

professionista in postazione di telelavoro

È davvero importante essere seduti correttamente. Inoltre, è essenziale avere a casa una buona connessione Internet e una buona illuminazione dell’ambiente.

Tener conto delle circostanze

A casa occorre separare lo spazio di lavoro dallo spazio personale. Questo può non sembrare ovvio, soprattutto per i professionisti che vivono in spazi ristretti.

Tuttavia, è importante identificare uno spazio dedicato al lavoro e chiuderlo una volta che la giornata è terminata.

Niente riunioni in pigiama nel proprio letto e niente chiamate dal divano.

papà al telefono da casa con bimbo

È importante mantenere le proprie abitudini mattutine, come quando si esce per andare al lavoro, spegnere lo strumento di lavoro alla fine della giornata e disconnettersi veramente.

L’importanza della routine

Alzarsi a un orario fisso, fare la doccia, colazione, vestirsi comodi e bene, aprire il computer, fare una pausa alle 10:30, fermarsi, ricominciare: la routine è perfetta, soprattutto in questo momento.

[LEGGI]: COME VESTIRSI IN CASA

Fare delle pause e distrarsi, magari con pochi minuti di ginnastica dolce, sono abitudini necessarie per mantenere una buona produttività, da integrarsi nella routine quotidiana.

[LEGGI]: GINNASTICA DOLCE: TENERSI IN FORMA (A CASA)

Comunicare con il proprio team

La sensazione di lontananza è un fatto non trascurabile durante lunghi periodi di telelavoro.

È assolutamente necessario mantenere la coesione con il proprio team, anche utilizzando la propria webcam durante le riunioni, senza dimenticare di spegnere il microfono quando non si parla, ma anche condividere informazioni non legate al lavoro e organizzare piccole sfide tra colleghi.

conference call

Se necessario, create e tenete aggiornato un calendario condiviso coi colleghi, in modo da fargli sapere quando siamo disponibili.

Per chi svolge attività esclusivamente in proprio, è bene tenere vivo il contatto con i committenti, i colleghi, i fornitori etc, avendo cura, anche voi, di tenere un calendario online aggiornato, segnando ogni evento, note incluse. Lavorando da casa, il rischio di dimenticare di fare una telefonata, di inviare una email etc…è dietro l’angolo.

Fissare obiettivi, ma anche limiti

Anche in questo periodo particolare è importante mantenere un certo rigore. Per quanto riguarda le ore trascorse davanti al computer o nel lavoro quotidiano, è necessario porsi degli obiettivi.

Bisogna saper misurare la propria produttività, in modo da conoscere i propri punti di forza e di debolezza, per poi correggerli in seguito. Possiamo anche tenere una lista delle cose da fare, che è più ragionevole redigere la sera per il giorno successivo.

organizzazione telelavoro

Per quanto riguarda i limiti da porsi, fissate un orario per iniziare a lavorare e un altro per terminare la giornata e scollegarvi completamente.

Il telelavoro…in famiglia

Il telelavoro può essere un buon modo per stare in un ambiente più propizio alla concentrazione rispetto al posto di lavoro abituale.

Ai figli presenti in casa è importante mostrare e spiegare quello che stai facendo. In questo modo capiranno meglio che è necessario lasciarvi lavorare in silenzio.

bambini che colorano con la mamma

Per i figli, che di solito vanno a scuola, è necessario redigere per loro un programma giornaliero, alternato con il/la partner, con momenti di attività ciascuno per conto proprio e momenti insieme chiaramente specificati, se il vostro lavoro vi permette di fare qualche pausa.

Mantenere una buona gestione a distanza

Saper gestire il proprio team a distanza non è un’abilità innata. È fondamentale la comunicazione e il mantenimento dello spirito di squadra in queste situazioni, che sono punti cruciali per tutti i manager.

manager moderno

Fra i consigli, c’è prima di tutto il presentismo: non è necessario imporlo ai propri collaboratori. È meglio essere efficaci per 6 ore che costringersi a rimanere connessi per 10 ore.

La cosa più importante è la fiducia nei collaboratori, che sviluppano così una maggiore autonomia nel tempo.

Per una riunione online con più persone è importante avere molta energia. In effetti, la concentrazione del team è a volte inferiore quando si ha uno schermo davanti, alcuni possono essere tentati di guardare il loro telefono o le loro e-mail durante la riunione. Quindi non esitate a rendere una conference call più breve e più energica di quella di presenza.

Ricordatevi anche di condividere l’agenda con i vostri dipendenti e di riservare loro delle fasce orarie, se necessario.

Utilizzare gli strumenti giusti

Ci sono molti strumenti che possono aiutarvi a telelavorare in modo efficace e molti di questi sono disponibili gratuitamente.

La maggior parte delle aziende utilizza a questo scopo suite di applicazioni complete (ad esempio Google o Microsoft 365). Queste includono soluzioni per l’archiviazione e lo scambio di file, servizi di posta elettronica e di chat.

Altri esempi includono strumenti per la comunicazione diretta tra colleghi e team, o per il monitoraggio dei progetti. La tua azienda ti starà certamente già fornendo delle soluzioni.

Ultimi brevi consigli

  • Durante le riunioni online, redigete dei verbali da condividere con il vostro team
  • L’uso delle cuffie per lavorare aiuta a mimetizzare i rumori circostanti
  • Disattivare le notifiche durante le sessioni di lavoro intensive
  • Prendetevi delle pause lontano dal computer: un pò di esercizio fisico, in casa, vi farà sempre bene
  • Ottimizzate costantemente il vostro ambiente di lavoro
  • Avete più tempo e cibo a disposizione: mangiate sano
  • Lavorate in più sessioni di lavoro, seguite da una pausa
  • Quando la vostra webcam si accende per una riunione, assicuratevi di essere presentabili
Smart working e Telelavoro: consigli per farli al meglio ultima modifica: 2020-04-05T00:29:51+02:00 da Gabriella Fiore
Gabriella Fiore

The author Gabriella Fiore

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